AI đối soát công nợ đại lý, nhắc thu tiền đúng hạn

AI đối soát công nợ đại lý bằng cách đọc hóa đơn và phiếu giao hàng, khớp từng khoản tiền khách chuyển về với sao kê ngân hàng, rồi nhắc thu đúng hạn qua Zalo — bạn chỉ cần duyệt khi có lệch số hoặc khách hẹn quá hai lần. Tiền hàng không còn nằm trong sổ tay hay trí nhớ của một người, mà nằm trong một bảng đối soát cập nhật mỗi ngày, đại lý nào cũng đối chiếu được.

Công nợ đại lý thường lệch ở đâu?

Công nợ đại lý lệch không phải vì ai cố tình làm sai, mà vì cách làm tay không theo kịp số lượng giao dịch. Đại lý lấy hàng chịu theo bậc giá sỉ, một tháng giao nhiều đợt, trả tiền gộp nhiều đơn trong một lần chuyển khoản, có khi không ghi mã đơn. Kế toán phải dò từng dòng trong sổ tay, file Excel và tin nhắn Zalo để ghép tiền về với đơn hàng. Cuối tháng mới đối chiếu thì lệch đã thành chuyện cũ, mà sửa thì mất cả buổi.

AI làm khác: nó đối soát ngay khi tiền về, không đợi cuối tháng. Mỗi khoản tiền chuyển về được khớp với đúng đơn hàng trong ngày, khoản nào chưa khớp thì hiện rõ để người xử lý, chứ không chìm trong đống giấy tờ.

AI đối soát công nợ từng bước ra sao?

AI đối soát công nợ đại lý theo bốn bước, chạy ngầm mỗi ngày:

1. Gom chứng từ. AI đọc hóa đơn, phiếu giao hàng và đơn đặt qua Zalo, ghi vào sổ công nợ theo từng đại lý, đúng bậc giá sỉ đã chốt cho đại lý đó.
2. Khớp tiền về. AI đọc sao kê ngân hàng và đối chiếu từng khoản tiền khách chuyển về với đơn hàng — theo số tiền, ngày chuyển và nội dung chuyển khoản. Khách trả gộp nhiều đơn thì AI tách theo thứ tự đơn cũ trước, phần còn thiếu ghi rõ là còn nợ bao nhiêu.
3. Đối chiếu với đại lý. Cuối tuần, AI gửi bảng đối chiếu cho từng đại lý để hai bên cùng xác nhận số dư. Việc này quan trọng vì khoản phải thu không có đối chiếu xác nhận sẽ rất khó chứng minh khi quyết toán thuế, và càng để lâu càng khó đối chiếu.
4. Cảnh báo sớm. Đại lý nào sắp tới hạn, nợ dồn vượt mức cho phép, hoặc có đơn quá hạn chưa trả, AI báo trước cho bạn để xử lý khi còn kịp, thay vì phát hiện lúc đã quá hạn cả tháng.

AI nhắc thu tiền mà không làm mất khách

Nhắc nợ là việc nhạy cảm nhất trong quan hệ với đại lý: nhắc sớm thì sợ khách khó chịu, nhắc muộn thì tiền về chậm. AI nhắc theo ba nấc, đúng việc và đúng lúc:

• Trước hạn 3 ngày: nhắc nhẹ, chỉ nói đơn nào sắp đến hạn và số tiền.
• Đúng ngày hạn: nhắc kèm số tiền và tài khoản nhận, khách chuyển xong chỉ cần nhắn lại một tiếng.
• Quá hạn: hỏi lý do thay vì gây áp lực, và đề xuất lịch trả cụ thể để hai bên cùng chốt.

Tin nhắc gửi qua Zalo ZNS — dịch vụ tin nhắn giao dịch của Zalo OA. Tin ZNS phải được Zalo duyệt mẫu trước, chỉ gửi được trong khung 6h–22h, và phí khoảng 250 đồng mỗi tin gửi thành công. Khách trả lời lại thì AI tiếp tục hội thoại ngay trong Zalo OA, ghi lại lời hẹn của khách để lần nhắc sau đúng hẹn.

Quan trọng nhất: AI ghi lại toàn bộ lịch sử nhắc — đã nhắc ai, ngày nào, khách hẹn ngày nào, đã quá hẹn mấy lần. Bạn mở bảng công nợ ra là thấy hết, không cần hỏi lại nhân viên xem đã nhắc khách này chưa.

Khi nào AI chuyển cho bạn xử lý?

AI không tự quyết những việc liên quan tới tiền và quan hệ. Nó chuyển cho bạn khi khách hẹn quá hai lần mà chưa trả, số tiền vượt hạn mức bạn đặt ra, khách tranh chấp số liệu, hoặc khách xin giãn nợ dài ngày. Khi chuyển, AI chuẩn bị sẵn bảng đối chiếu chi tiết — từng đơn hàng, từng khoản tiền về, lịch sử nhắc — để bạn gọi một cuộc là đủ dữ liệu nói chuyện, không phải lật lại sổ sách.

AI cũng không tự giảm giá, xóa nợ hay khóa công nợ của đại lý. Những quyết định đó luôn chờ bạn duyệt. AI chỉ làm phần việc lặp lại: đọc, khớp, nhắc, ghi lại.

Bắt đầu từ đâu

Để AI đối soát công nợ đại lý, bạn chỉ cần chuẩn bị một lần trong tuần này:

1. Gom chứng từ về một chỗ: hóa đơn, phiếu giao hàng và sao kê ngân hàng, sắp theo từng đại lý.
2. Chốt quy tắc: hạn thanh toán bao nhiêu ngày, nhắc trước hạn mấy ngày, quá hạn bao nhiêu ngày thì báo bạn.
3. Soạn ba mẫu tin nhắc — trước hạn, đúng hạn, quá hạn — và đăng ký mẫu ZNS qua Zalo OA.
4. Chạy thử với 5 đại lý nợ nhiều nhất trong hai tuần, đo hai thứ: số khoản quá hạn và thời gian đối chiếu cuối tháng.
5. Khi bảng đối soát đã khớp, mở rộng dần cho toàn bộ đại lý.

Làm xong năm việc này, công nợ không còn là việc phải nhớ, mà là việc AI theo dõi mỗi ngày. Bạn chỉ xuất hiện ở những chỗ cần quyết định — và đó mới là việc của chủ doanh nghiệp. Nếu bạn muốn AI làm việc đối soát này ngay trong Zalo và phần mềm mình đang dùng, Bizino có thể cắm vào quy trình hiện tại của bạn mà không cần đổi phần mềm.