# Hết nguyên liệu giữa ca: quản lý kho nguyên liệu quán cà phê

> Quán hết sữa, hết cà phê đúng giờ đông khách là chuyện quen thuộc. Quản lý kho nguyên liệu quán cà phê bằng định mức, kiểm kê theo ca để không hết hàng giữa ca.

Đăng: 13/11/2026 · Cập nhật: 13/11/2026 · Tác giả: Đội ngũ Bizino
Nguồn gốc: https://bizino.ai/tin-tuc/quan-ly-kho-nguyen-lieu-quan-ca-phe

## Tóm tắt

- Hết nguyên liệu giữa ca thường không phải vì nhập ít, mà vì quán không biết mình còn bao nhiêu và mỗi ly đang dùng bao nhiêu.
- Định mức nguyên liệu cho từng món là nền tảng: bắt đầu từ 5 món bán chạy nhất, pha thử và cân đo để ra con số chuẩn.
- Kiểm kê cuối mỗi ca chỉ mất 10 phút: đối chiếu tiêu hao thực tế với tiêu hao lý thuyết, chênh lệch trên 3–5% thì điều tra ngay.
- Đặt mức tồn tối thiểu đủ dùng 2–3 ngày cho từng nguyên liệu chính, nhập hàng khi chạm mức này thay vì chờ tới khi hết.
- Nguyên liệu mở dở phải quy đổi về ml hoặc gram, không ghi theo hộp hay chai, thì số tồn trên giấy mới khớp thực tế.

Quản lý kho nguyên liệu quán cà phê không khó, nhưng nhiều quán vẫn hết sữa, hết cà phê đúng giờ đông khách — không phải vì nhập ít, mà vì không biết mình còn bao nhiêu và mỗi ly đang dùng bao nhiêu. Thực chất kho chỉ cần ba việc nối nhau: định mức rõ cho từng món, kiểm kê theo ca, và nhập hàng trước khi chạm mức tối thiểu. Làm được ba việc này, quán hết cảnh từ chối khách vì hết nguyên liệu đúng giờ đông khách.

## Vì sao quán hay hết nguyên liệu giữa ca?

Nguyên nhân nằm ở chỗ kho đang được đếm bằng cảm giác, không phải bằng số. Nhiều quán nhập hàng theo thói quen, pha chế theo tay nghề từng người, cuối ngày không ai đối chiếu nguyên liệu đã dùng với số ly đã bán. Khi đó, hết hàng giữa ca chỉ là lúc vấn đề lộ ra, không phải lúc vấn đề bắt đầu.

Bốn điểm hay rò rỉ trong kho của quán cà phê:

- **Không có định mức:** mỗi người pha một kiểu, ly này 25 ml sữa, ly kia 40 ml sữa, không ai biết chuẩn là bao nhiêu.
- **Không kiểm kê theo ca:** chỉ kiểm cuối tháng, lúc đó đã muộn để biết nguyên liệu hao ở ca nào.
- **Nhập hàng theo cảm tính:** thấy kho vơi thì nhập, không có mức tối thiểu, nên có lúc nhập thừa gây hết hạn, có lúc nhập thiếu gây hết hàng.
- **Nguyên liệu mở dở không quy đổi:** hộp sữa mở ra dùng được 3 ly, còn lại bao nhiêu không ai ghi, số tồn trên giấy không khớp thực tế.

## Định mức nguyên liệu: bắt đầu từ 5 món bán chạy nhất

Định mức nguyên liệu là lượng nguyên liệu chuẩn để pha một ly, và đây là nền tảng của mọi kiểm soát kho. Không có định mức thì không tính được food cost, không tính được food cost thì không biết giá bán đang lãi hay lỗ.

Cách lập định mức thực chiến: chọn 5 món bán chạy nhất, pha thử mỗi món 3 lần, cân đo từng nguyên liệu bằng cân điện tử và cốc đong, rồi lấy giá trị trung bình làm chuẩn. Ví dụ một ly cà phê sữa đá theo công thức chuẩn gồm 30 ml espresso, 20 ml sữa đặc và 150 g đá viên. In bảng công thức này dán ngay tại quầy pha chế, để nhân viên nhìn thấy chứ không phải nhớ.

Khi đã có định mức, bạn tính được food cost của từng món theo công thức: food cost (%) = chi phí nguyên liệu / doanh thu × 100. Với quán cà phê, food cost lý tưởng thường dao động trong khoảng 25–35% tùy mô hình. Món nào vượt xa khoảng này thì xem lại định mức hoặc giá bán, thay vì đợi cuối tháng mới biết mình đang lỗ.

## Kiểm kê theo ca: đối chiếu lý thuyết với thực tế

Kiểm kê theo ca là cách trực tiếp để biết nguyên liệu đang hao ở đâu. Cuối mỗi ca, bạn chỉ cần khoảng 10 phút để đối chiếu hai con số: thực tế đã dùng bao nhiêu và lý thuyết phải dùng bao nhiêu.

1. **Đầu ca, xuất nguyên liệu theo định mức dự kiến** dựa trên lịch sử bán hàng của ca đó.
2. **Cuối ca, kiểm lại nguyên liệu còn lại** và ghi vào phiếu ca, có quản lý hoặc tổ trưởng ca xác nhận.
3. **Tính tiêu hao thực tế:** tồn đầu ca + xuất thêm − tồn cuối ca.
4. **Tính tiêu hao lý thuyết:** số ly đã bán × định mức theo công thức.
5. **So sánh hai con số.** Chênh lệch trên 3–5% thì điều tra ngay trong 24 giờ: pha sai định mức, đổ vỡ, hay ghi nhầm.

Ngoài kiểm kê theo ca, quán nên kiểm kê định kỳ: ít nhất một tuần một lần với nguyên liệu có hạn sử dụng ngắn, và một đến hai tuần một lần với nguyên liệu khô. Kiểm kê đều giúp bạn phát hiện chênh lệch sớm, thay vì đợi cuối tháng mới thấy kho hụt mà không truy được nguyên nhân.

## Nhập hàng đúng lúc: mức tồn tối thiểu và FIFO

Nhập hàng quá nhiều thì nguyên liệu hết hạn, nhập quá ít thì hết hàng giữa ca. Cách tránh cả hai là đặt mức tồn tối thiểu cho từng nguyên liệu chính: lượng đủ dùng trong 2–3 ngày. Khi tồn chạm mức này thì nhập, không chờ tới khi hết.

Hai nguyên tắc xếp kho giúp giảm nguyên liệu phải bỏ đi:

- **FIFO (nhập trước, xuất trước):** nguyên liệu nhập trước được dùng trước, tránh để lâu quá hạn.
- **FEFO (hết hạn trước, xuất trước):** nguyên liệu nào gần hết hạn thì ưu tiên dùng trước, kể cả khi nhập sau.

Với nguyên liệu mở dở, hãy quy đổi về đơn vị dùng thật là ml hoặc gram. Một hộp sữa 1 lít bằng 1.000 ml; hộp đã mở dùng 3 ly thì còn lại bao nhiêu ml ghi bấy nhiêu, không ghi chung chung là còn 1 hộp. Khi hệ thống chỉ ghi theo đơn vị mua vào là hộp hay chai, số tồn trên giấy sẽ lệch khỏi thực tế và food cost tính ra cũng sai theo.

## Bắt đầu từ đâu

Bạn không cần làm hết mọi thứ trong một ngày. Trong tuần này, làm lần lượt 5 việc sau:

1. Chọn 5 món bán chạy nhất và lập bảng định mức cho từng món.
2. Tổ chức một buổi pha thử có cân đo, in công thức dán tại quầy pha chế.
3. Đặt mức tồn tối thiểu cho 10 nguyên liệu chính, ghi rõ ai chịu trách nhiệm nhập hàng.
4. Kiểm kê cuối ca trong 7 ngày liên tiếp để thấy chênh lệch thực tế giữa lý thuyết và thực tế.
5. Gắn việc trừ kho vào hệ thống bán hàng: mỗi ly bán ra tự trừ nguyên liệu theo định mức, tồn kho cập nhật theo thời gian thực và cảnh báo khi sắp hết.

Kho nguyên liệu là nơi lợi nhuận của quán rò rỉ thầm lặng, nhưng cũng là nơi dễ siết lại, vì mọi con số đều đo được. Bắt đầu từ định mức của 5 món bán chạy, bạn sẽ biết chính xác từng ly đang tốn bao nhiêu, kho còn đủ dùng mấy ngày, và khi nào cần nhập hàng — thay vì đoán.

Nếu bạn muốn việc trừ kho, nhắc nhập hàng và đối chiếu chênh lệch chạy ngầm trong Zalo và phần mềm quán đang dùng, thay vì ghi tay mỗi ca, Bizino có thể giúp bạn thiết lập luồng này — bạn chỉ cần duyệt một chạm trước khi nhập hàng.

## Câu hỏi thường gặp

### Quán nhỏ chỉ bán 20–30 ly mỗi ngày có cần định mức nguyên liệu không?

Cần, vì quán nhỏ càng không có chỗ cho hao hụt. Định mức cho 5 món bán chạy nhất chỉ mất một buổi pha thử có cân đo, nhưng giúp bạn biết chính xác mỗi ly tốn bao nhiêu và phát hiện pha sai ngay từ đầu.

### Kiểm kê kho bao lâu một lần là đủ?

Kiểm kê cuối mỗi ca với nguyên liệu chính để đối chiếu tiêu hao thực tế và lý thuyết. Ngoài ra, kiểm kê định kỳ một tuần một lần với nguyên liệu hạn sử dụng ngắn và một đến hai tuần một lần với nguyên liệu khô.

### Food cost bao nhiêu phần trăm là hợp lý cho quán cà phê?

Với quán cà phê, food cost lý tưởng thường dao động trong khoảng 25–35% tùy mô hình. Tính bằng công thức: chi phí nguyên liệu chia cho doanh thu rồi nhân 100. Món nào vượt xa khoảng này thì nên xem lại định mức hoặc giá bán.

### Nguyên liệu mở dở thì tính tồn kho thế nào cho đúng?

Quy đổi về đơn vị dùng thật là ml hoặc gram. Ví dụ một hộp sữa 1 lít bằng 1.000 ml; hộp đã mở dùng 3 ly thì còn lại bao nhiêu ml ghi bấy nhiêu, không ghi chung chung là còn 1 hộp.

### Phần mềm bán hàng có tự trừ kho nguyên liệu được không?

Được, nếu hệ thống bán hàng được gắn với định mức từng món: mỗi ly bán ra tự trừ nguyên liệu theo công thức, tồn kho cập nhật theo thời gian thực và cảnh báo khi chạm mức tối thiểu. Nhờ đó bạn không cần ghi tay hay kiểm đếm thủ công mỗi ca.

## Nguồn tham khảo

- [Cách quản lý nguyên liệu, tồn kho quán cafe hiệu quả](https://www.sapo.vn/blog/cach-quan-ly-nguyen-lieu-ton-kho-quan-cafe)
- [Quản lý quán cafe nhà hàng: 8 cách giảm thất thoát nguyên liệu](https://vmass.vn/quan-ly-quan-cafe-nha-hang-giam-that-thoat-nguyen-lieu/)
- [Định mức nguyên liệu cho từng món nước: bí quyết giảm thất thoát](https://vmass.vn/dinh-muc-nguyen-lieu-quan-cafe-giam-that-thoat/)